所謂「工欲善其事，必須利其器」，了解顧客喜好及需求，並提升顧客滿意度，是經營任何一種生意的必備條件，而 POS系統就是達成的最佳工具。一般 POS系統都會設有「會員設定」的，其中包括以下功能︰
POS系統除了登記顧客的基本資料外，每次消費都清楚記錄，可根據顧客的消費喜好，將顧客分類或等級而提供特別優惠，例如購物滿指定金額可享有特定折扣、客人生日可設生日折扣等。當購物越多便會提高等級，得到更多折扣，顧客自然相應更樂意購物。透過系統的預設，會員在結帳時會自動套用應有的折扣，所以會員等級及商品價格可以完全由你決定。
POS系統亦會列出各種業績報表，例如貨品種類、價格和銷量，這些資料反映出顧客的消費力，喜愛甚麼類型貨品，以便評估將來制定訂貨的趨向，報表都清楚列明。
忠誠的顧客是最大的支持者，從他們重覆購買的記錄中，就可以知道貨品的種類、價錢或品質適合與否，有適合的貨品才可建立長期客戶關係。大多數顧客會因價格優惠而選擇再次購買，所以可透過獎勵或折扣計劃以增加顧客的忠誠度，提高回購的機會。
POS 是一個整合軟硬體的管理系統，包括整合貨品類別、貨品存倉量、付款方式、銷售額、員工業績、客戶資料等數據，針對不同行業的需求，包括美容、時裝、零售、批發、網店等，加上應用雲端 POS系統，更可以一站式管理線上線下業務，非常方便實用。
現時一般 POS系統已有多樣功能，包括連接雲端系統、連結智能手機或平板電腦裝置，能配合電子支付系統、條碼掃瞄器、出單機、收銀機等，員工可在前台簡單操作，系統已即時結算營業數據，而雲端系統亦同時更新及整理數據，包括銷售、庫存、客戶資料等，數據一目了然，方便店舖運作自動人化，大大提升管理效率，亦即時了解市場反應，統計貨品銷路的差異，以計劃資金預算及訂購適合的貨品。
POS 系統其實是適合各行各業的，只要公司的營運需要整合、更新、電腦化和自動化，就可以選用不同類型的 POS系統，包括多合一的 POS機，或定制專屬的 POS系統，這都是現今經營生意不可缺少的工具。
相信有很多人的夢想是自己開間店作生意，可能是銷售時裝、飾物、食品、電子零件等。最一開始所有事情都自己經手當然好，但一天只有24小時，能做的事情那麼多，首先說入貨，要處理數十件，甚至數百數千件商品，要點算這大量的貨品實在不是容易的事。跟着每天結算或者每月盤點的程序，也是很花時間和精神的，而且有機會出錯，那還不如用 POS 零售系統處理店內繁瑣的事務，讓員工更專心、更有效地工作。
使用 POS 零售系統能令商店更規模化、更有效地管理庫存，因為系統會自動每日盤點，不用員工一件一件數算，減少錯誤。系統亦能設定行銷活動，例如貨品折扣或節日減價等，自動顯示所減價項目。另外，POS 系統更可防止人為舞弊，因員工輸入結帳後會詳細記下每一筆交易詳情，包括修改折扣、會員資料購買紀錄都一清二楚，讓店內謍運更詳細。
現時網路事業發達時，當別人紛紛轉型用 POS 零售系統時，你還在用傳統式收銀機與人競爭嗎?
隨着平板電腦越來越普及，使這種裝置結合POS系統的應用率都大幅提升。因為平板電腦不但體積細小纖薄，而且方便携帶，所以有商店會選用平板電腦。
對於小本經營的商店來說，在初期資本有限的情況下，就能夠更方便地應用 IT技術來輔助營運，實在省去一點費用。不過平板電腦的使用年限短及耗損率高, 不像傳統商用電腦如此耐用、防護性強及使用年限較長。
一般平板電腦是使用 Mini USB 連接印表機，如果外出工作或參與展銷雖然是携帶很方便，但由於經常移動，連接線會容易鬆脫，影響POS系統的運作，甚至印不到發票。而近年普及的主機與螢幕結合式一體式商用電腦，則利用 USB Port 加強電腦設備的穩定性，這是對零售業的營運非常重要的。
傳統零售業營運時會用大大座的收銀機去收錢，入貨點貨會用人手點算及筆錄，庫存記錄要花大量時間又會凌亂失準，但隨着時代進步，零售業都多改用電腦系統作以上各種功效。不過商家選用POS 零售系統時，不知需要什麼裝置，又擔心要花太多金錢購買器材，例如電腦主機、電腦螢幕、滑鼠、鍵盤、錢箱，印表機等，再加上信用卡機、八達通機，實在佔據太多地方。
其實現時 POS 零售系統是擁有輕觸式螢幕多功能一體機 (Touch POS)，甚至電子支付也是一機化，非常方便又省地方。POS 零售系統除了電腦軟件外，通常只要具備下列硬件裝置：電腦主機、收銀櫃、掃瞄器、印表機就可以經營生意了。
只要懂得用EXCEL，就已經可以使用Baby POS零售系統，因為系統的後台主要是用EXCEL製定表格，然後轉做CSV檔案，輸入到系統所需位置就可完成入貨或點貨程序，非常簡單易用。
CSV 即是逗號分隔檔，先以EXCEL 製定表格，依次列出貨品編號、產品名稱、類別、數量、成本及售價，如下圖:
| item_code | product | type | qty | cost | price |
然後輸入貨品資料，之後揀CSV 檔儲存，就完成Baby POS 零售系統基本檔案，可以備用。
跟着將CSV檔匯入Baby POS零售系統的特定格式，就能一次過輸入所有資料，不需逐一項目輸入, 節省不少時間，而且只要懂得基本文書輸入法，就能用到Baby POS零售系統，不必額外花時間去學習。